Gestão de processos organizacionais

Gestão de processos organizacionais no Poder Judiciário

A gestão de processos organizacionais é fundamental quando o assunto é agilidade e eficiência na experiência do usuário. No Poder Judiciário, este tema tem sua importância definida, já que há a produção de grande quantidade de dados, informações e arquivos.

Para que haja uma maior celeridade na vazão dos processos jurídicos e assuntos pertinentes ao setor, como gestão de folha de pagamento e automatização de atividades, é importante contar com a tecnologia.

Neste post, você irá entender o que são processos organizacionais e os benefícios de adotá-los no Poder Judiciário.

Continue a leitura!

Gestão de processos organizacionais: Por que é importante?

Estamos vivenciando a transformação digital em várias áreas. No setor público não é diferente, principalmente após a disseminação do novo coronavírus, em que todos os setores da iniciativa pública, incluindo o Poder Judiciário, precisaram adaptar-se e se reinventar, digitalmente falando.

Nos Tribunais de Justiça (TJs), a adesão à gestão de processos organizacionais é um dos primeiros passos para que a tramitação dos processos judiciais ocorra de maneira mais sincronizada e acelerada, possibilitando uma melhor experiência do usuário (cidadão).

O principal foco da gestão de processos em um TJ é a melhoria do desempenho na prestação de serviços à sociedade.

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Gestão de processos: Entenda o conceito

Os processos organizacionais são divididos entre:

  • Primários: Referem-se aos processos que se relacionam diretamente com o cidadão. Eles mostram ao cidadão o resultado da sua solicitação. A atividade-fim é considerada um processo primário.
  • De Suporte: Nesta categoria, estão os processos que dão suporte ao cidadão e, indiretamente, interferem nos processos primários. Aqui, os cidadãos não são diretamente atendidos. No Tribunal de Justiça, a atividade-meio são os processos de apoio. Por exemplo: atividades ligadas aos recursos humanos, TI, compras e afins.
  • Gerenciais: Aqui, os processos gerenciais monitoram e acompanham outros processos, possibilitando a utilização de estratégias de melhorias. Os processos organizacionais gerenciais visam garantir que processos primários e de suporte funcionem de forma harmônica.

Para que a gestão de processos organizacionais seja implementada de maneira eficaz, é preciso seguir algumas etapas. Explicaremos a seguir!

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Dicas para implementar a gestão de processos organizacionais

Agora que já sabemos a importância e como estes processos são divididos, chegou o momento de entender como implantar a gestão de processos organizacionais na instituição em que você atua. Vamos lá?

Realize o mapeamento dos processos

Um dos primeiros passos, refere-se ao mapeamento dos processos, que se dá a partir de alguns tópicos que apresentamos a seguir:

  • Identificação dos documentos necessários;
  • Entendimento sobre como o processo é realizado;
  • Identificação do responsável por cada etapa;
  • Números relacionados aos processos judiciais;
  • Acompanhamento de normas vigente;
  • Interação com o cidadão.

 Saiba qual será a abordagem da gestão de processos organizacionais

O segundo passo consiste na definição da abordagem da gestão de processos organizacionais, que podem ser funcionais ou sistêmicos.

  • Funcionais: Os processos são organizados respeitando a função hierárquica;
  • Sistêmicos: A organização leva em conta todos os processos de forma integrada. 

Defina a metodologia a ser aplicada

Evoluindo nas etapas, chegamos ao momento da definição da metodologia que será aplicada na gestão de processos. Normalmente, as mais utilizadas são a PDCA e a BPM.

  • PDCA (Planejamento, Execução, Controle e Ação, na tradução dos termos da sigla para o português) – Esta metodologia é focada na identificação das causas dos problemas que interferem na execução dos processos. 
  • BPM (Gerenciamento de Processos de Negócio, na tradução dos termos da sigla para o português) – É responsável pelo mapeamento dos processos e identificação dos gargalos, tornando-os eficientes.

Atenção aos indicadores de desempenho!

É preciso que o gestor obtenha parâmetros, a fim de avaliar a eficácia dos processos gerenciais organizacionais e suas etapas, respectivamente. São eles:

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  • Indicadores Estratégicos: São responsáveis por indicar se o órgão está no caminho da estratégia previamente traçada.
  • Indicadores de Produtividade: Mostram a eficiência da execução das tarefas de cada setor.
  • Indicadores de Qualidade: Referem-se ao grau de satisfação do cidadão quanto ao serviço prestado (experiência do usuário).
  • Indicadores de Capacidade: Mostra o comportamento da instituição quanto à sua capacidade de atendimento das demandas.

Como já apontamos anteriormente, a transformação digital é uma forte tendência no Poder Judiciário. A automatização de processos é uma constante real.

Porém, para que a transformação digital aconteça de maneira eficiente, é preciso contar com a tecnologia da informação e, neste cenário, enquadra-se a utilização de ferramentas como um software de gestão.

Entre os benefícios da utilização de um sistema de gestão, podemos citar:

  • Padronização de processos;
  • Otimização de atividades dos servidores públicos;
  • Integração com outros setores e sistemas;
  • Melhoria na comunicação;
  • Agilidade;
  • Otimização de recursos e redução de custos desnecessários.

Leia também: Governo Paperless: 3 dicas para otimizar a gestão pública!

Conheça o Ergon

O Ergon é um sistema de gestão de pessoas e folha de pagamento, voltado ao setor público. Uma de suas características é a automatização na geração de folha de pagamento, mediante as informações da vida funcional do servidor, além de ser integrado com os sistemas do Governo Federal.

A solução unifica todo a gestão de recursos humanos e elimina a necessidade de utilização de vários sistemas desconexos.

Totalmente flexível, o Ergon possibilita, através da parametrização, a aderência total à legislação aplicada ao órgão contratante.

É possível customizá-lo a partir de:

Telas: Criação de novos campos (atributos) nas telas do sistema, bem como a criação de novas telas;

Relatórios: A solução permite a criação de novos relatórios;

Regras de Negócio: A manipulação de regras de negócio é permitida, além de interceptações de pontos específicos, criando novos pontos de controle;

Fórmulas de Cálculo: Através desta funcionalidade, a criação de novas fórmulas de cálculo, é permitida.

Além da possibilidade de customização, o software de gestão de pessoas também contempla módulos de estrutura organizacional e carreiras; ingresso; administração de pessoal; administração de tempo; remuneração; obrigações legais; previdência, saúde; e desenvolvimento pessoal.

Leia também: Legal Analytics: Como pode ser usado por departamentos jurídicos?

Esperamos que tenha gostado do conteúdo. Acesse o nosso site e conheça todas as funcionalidades do Ergon!

Até a próxima!

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