Governo Paperless

Governo Paperless: 3 dicas para otimizar a gestão pública!

A implementação da transformação digital no setor público é de gran valia tanto para os servidores e colaboradores, quanto para os cidadãos. O governo paperless é um braço da inovação na área.

Utilizando a tecnologia a favor do setor público e automatizando procedimentos, os gestores têm a oportunidade de otimizar o setor administrativo e, assim, dar maior vazão às atividades.

Já passou a era em que havia vários armários para armazenar milhões de arquivos impressos.

Com o avanço da inovação digital, a consolidação do governo paperless está cada vez mais próxima.

É sobre este assunto que falaremos hoje. Continue a leitura e confira três dicas para implementar o paperless em sua gestão!

Governo Paperless: Saiba o que é

Em sua tradução literal, paperless quer dizer ‘sem papel’. Em outras palavras, significa a implementação da transformação digital no setor público.

As atividades do setor geralmente são burocratizadas e, muitas vezes, demandam a participação de vários servidores. Devido ao desenvolvimento das tarefas de forma manual, os processos administrativos acabam sofrendo atrasos em suas entregas.

Sendo assim, o cidadão acaba impactado por esta forma de trabalho desatualizada, já que o acesso aos serviços se torna mais burocrático e demorado.

A modernização chegou para transformar o cenário da gestão pública. Com a implementação de sistemas de gestão, há automatização na realização das atividades cotidianas, facilitando a gestão dos projetos, com melhoria no fluxo de trabalho e, consequentemente, prazos de entregas mais rápidos e melhor definidos.

O gerenciamento de processos de forma digitalizada permite seu desenvolvimento mais eficaz. Entre as vantagens da adesão à inovação digital no setor público, podemos citar:

  • Automação dos atos processuais;
  • Redução de gastos com insumos (papel, cartuchos de tintas, grampos, envelopes, carimbos, capas de processos, entre outros);
  • Redução de armazenamento físico de processos e arquivos;
  • Melhoria na gestão de fluxo de trabalho;
  • Entregas otimizadas e ágeis, evitando lentidão devido às grandes demandas;
  • Análise de dados e decisões mais assertivas tomadas pelos gestores.

O governo paperless implica na digitalização de documentos e processos da gestão pública, permitindo a oferta de serviços mais ágeis e eficientes ao cidadão.

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Governo Paperless

Confira 3 dicas para implantar o paperless em sua gestão

 1. Comece a atribuir responsabilidades

Com a implementação de sistemas de gestão voltados ao setor público e a digitalização de documentos e processos, a distribuição de tarefas fica muito mais fácil. Cada servidor pode ficar responsável por uma atividade. Por exemplo: enquanto uma pessoa faz uma proposta, outra pode fazer uma pesquisa de preço.

Assim, há maior agilidade na tramitação e aprovação dos temas e consequentemente melhor entrega do serviço ao cidadão, sem estresse de demandas altas e desorganizadas.

2. Adote um software de gestão

A transformação digital requer implementação. É necessária a adoção de um software de gestão, que possibilite a automatização de procedimentos, desburocratização e organização.

Um exemplo de solução do tipo é o Ergon, software de gestão de pessoas e folha de pagamento. A solução foi desenvolvida por especialistas em tecnologia e recursos humanos e fornece inteligência e informações específicas para os gestores, levando eficácia à tomada de decisão.

O Ergon permite a geração automática da folha de pagamento, a partir das informações da vida funcional do servidor, além da integração com os sistemas do Governo Federal, como o E-social.

3. Capacite os servidores e colaboradores.

Para que a transição para o paperless ocorra sem problemas, é preciso que todos os envolvidos na gestão sejam capacitados e alinhados com o uso de tecnologia.

Workshops e treinamentos são bem-vindos. Desta forma, os riscos de erros nos procedimentos serão diminuídos e as entregas acontecerão de forma mais ágil.

Em paralelo à implementação de sistemas de gestão pública, também haverá a necessidade de disponibilização de ferramentas tecnológicas, visando maior interação, transparência e engajamento com os cidadãos.

Leia também: Inovação no Setor Público: Confira 5 dicas!

Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre a transformação digital no setor público. A implementação de um governo paperless permite a digitalização de arquivos e processos. Consequentemente, há otimização na entrega das atividades e melhor gestão no fluxo de trabalho. Você também conferiu três dicas para uma gestão otimizada e inovadora com o paperless!

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Até a próxima!

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