Dicas para escolher o melhor sistema de gestão de pessoas e folha de pagamento para o setor público

No setor público, a gestão de pessoas e folha de pagamento apresenta desafios únicos e complexos. As demandas legais rigorosas, a necessidade de transparência e a gestão eficiente de grandes volumes de dados exigem soluções robustas e especializadas.  

Um sistema de gestão eficiente não só facilita essas tarefas, mas também garante conformidade com as leis e regulações, otimizando processos que demandam tempo e esforço. 

Escolher o sistema ideal pode ser uma tarefa desafiadora, mas com uma avaliação criteriosa, é possível encontrar uma solução que atenda às necessidades específicas do setor público e otimize os processos administrativos. 

Continue lendo para descobrir as melhores dicas para escolher um sistema que transformará a gestão de pessoas e folha de pagamento na sua instituição pública. 

7 dicas para escolher um sistema que otimize sua gestão 

Em dúvidas sobre como escolher o sistema ideal para o seu órgão ou entidade pública? 

Para te auxiliar neste processo, aqui estão sete dicas essenciais para ajudar você a escolher um sistema de gestão de pessoas e folha de pagamento que otimize a administração pública. 

1. Conformidade legal

Um dos principais aspectos a considerar é a conformidade legal. No setor público, a aderência às leis e regulamentos é fundamental para evitar problemas judiciais. 

• Legislação e normas: certifique-se de que o sistema esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos locais, estaduais e federais, incluindo a CLT, leis específicas do setor público e normas de transparência. 

• Atualizações automáticas: escolha um sistema que ofereça atualizações regulares para se manter em conformidade com as mudanças legais, evitando problemas jurídicos e penalidades. 

2. Funcionalidades essenciais

Identificar as funcionalidades essenciais do sistema é fundamental para garantir que ele atenda às suas necessidades. 

• Gestão de folha de pagamento: funções como cálculo automático de salários, impostos, benefícios, décimo terceiro, férias e rescisões são indispensáveis. 

• Administração de pessoal: controle de jornada, gestão de cargos e salários, acompanhamento de desempenho, capacitação e desenvolvimento. 

• Recrutamento e seleção: ferramentas para publicar vagas, receber candidaturas, realizar triagens e gerenciar processos seletivos. 

• Gestão de benefícios: administração de benefícios como vale-transporte, alimentação, planos de saúde, entre outros. 

3. Integração e interoperabilidade

A capacidade do sistema de se integrar com outras ferramentas e sistemas é vital para uma operação fluida. 

• Integração com outros sistemas: o sistema deve ser capaz de se integrar com outros softwares utilizados pelo setor público, como sistemas de contabilidade, ERP e outros softwares de gestão. 

• Interoperabilidade: facilite a troca de informações entre diferentes departamentos e sistemas, melhorando a eficiência operacional. 

4. Segurança e privacidade

Proteger as informações sensíveis dos funcionários deve ser uma prioridade na hora de escolher a solução digital. 

• Proteção de dados: o sistema deve ter medidas de segurança robustas para proteger dados sensíveis. 

• LGPD: certifique-se de que o sistema esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a privacidade dos dados dos servidores públicos. 

5. Usabilidade e suporte

Um sistema fácil de usar e com bom suporte técnico faz toda a diferença. Considere: 

• Interface amigável: o sistema deve ser intuitivo e fácil de usar, reduzindo a curva de aprendizado. 

• Treinamento e suporte técnico: ofereça treinamento adequado aos usuários e suporte técnico eficiente para resolver problemas rapidamente. 

6. Relatórios e análises

A capacidade de gerar relatórios e realizar análises de dados é essencial para uma gestão eficiente. 

• Relatórios personalizáveis: o sistema deve permitir a geração de relatórios detalhados e personalizados sobre diversos aspectos da gestão de pessoal e folha de pagamento. 

• Análises de dados: ferramentas de análise ajudam na tomada de decisões informadas e estratégicas. 

7. Experiência do fornecedor

A experiência e a reputação do fornecedor são indicadores importantes da qualidade do sistema. 

• Histórico e reputação: escolha fornecedores com um bom histórico e reputação no mercado, especialmente no setor público. 

• Casos de sucesso: verifique casos de sucesso e depoimentos de outras entidades públicas que utilizam o sistema. 

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Escolher um sistema de gestão de pessoas e folha de pagamento para o setor público envolve considerar a conformidade legal, funcionalidades essenciais, integração, segurança, usabilidade, capacidade de geração de relatórios e a experiência do fornecedor. Seguindo essas dicas, você estará mais preparado para fazer uma escolha informada e estratégica. 

Considere estas dicas ao escolher seu próximo sistema de gestão de pessoas e folha de pagamento. Invista em uma solução que não só atenda às necessidades do setor público, mas também otimize seus processos administrativos. 

O Ergon se destaca como uma escolha proeminente para a modernização da gestão de pessoas e folha de pagamento. Ele foi o sistema escolhido para o maior projeto de modernização da gestão de pessoas e folha de pagamento do estado do Rio de Janeiro. 

Com uma presença consolidada em oito estados e quatro capitais, o Ergon gerencia impressionantes R$ 130 bilhões por ano em despesas de pessoal, abrangendo 2,5 milhões de pessoas.