Ferramentas digitais que aumentam a eficiência operacional dos órgãos públicos 

Ferramentas digitais que aumentam a eficiência operacional dos órgãos públicos 

A busca por maior eficiência operacional é um desafio constante para os órgãos públicos brasileiros. A complexidade burocrática, a diversidade de legislações e a necessidade de atender a uma população cada vez mais exigente tornam a gestão pública uma tarefa árdua.  

Nesse cenário, as ferramentas digitais emergem como aliadas estratégicas, oferecendo soluções que otimizam processos, reduzem custos e melhoram a qualidade dos serviços prestados à sociedade. 

Continue a leitura e saiba mais! 

Por que a eficiência operacional é um desafio no setor público? 

Historicamente, a administração pública brasileira enfrenta obstáculos que comprometem sua eficiência. A burocracia excessiva, a fragmentação de sistemas e a falta de integração entre diferentes órgãos resultam em retrabalho, lentidão nos processos e desperdício de recursos. Além disso, a escassez de investimentos em tecnologia e a resistência à mudança por parte de alguns setores dificultam a implementação de soluções inovadoras. 

Segundo dados do GovTech Maturity Index, o Brasil ocupa a 49ª posição no ranking de governos digitais da ONU, evidenciando a necessidade de avanços significativos na digitalização dos serviços públicos. 

O papel das ferramentas digitais na transformação da gestão pública 

A transformação digital no setor público vai além da simples informatização de processos. Trata-se de uma mudança cultural e estrutural que visa à modernização da administração, tornando-a mais ágil, transparente e centrada no cidadão.  

As ferramentas digitais desempenham uma extrema importância nesse processo, permitindo: 

• Automatização de rotinas: Redução de tarefas manuais e repetitivas, liberando os servidores para atividades mais estratégicas. 

• Integração de sistemas: Compartilhamento de informações entre diferentes órgãos, promovendo uma visão holística da administração. 

• Transparência e controle: Monitoramento em tempo real das atividades, facilitando a tomada de decisões e o combate à corrupção. 

• Acesso remoto: Possibilidade de trabalho remoto e atendimento ao cidadão por meio de plataformas online. 

Principais ferramentas digitais para aumentar a eficiência operacional 

Com o avanço da transformação digital no setor público, diversas ferramentas têm se destacado pela capacidade de modernizar rotinas administrativas e otimizar recursos. 

A seguir, conheça algumas das principais soluções tecnológicas que vêm sendo adotadas por órgãos públicos em todo o Brasil para tornar a gestão mais eficiente, integrada e orientada a resultados. 

Sistemas de gestão de pessoas e folha de pagamento 

A gestão de recursos humanos é uma das áreas mais complexas da administração pública, especialmente devido à diversidade de vínculos empregatícios e legislações específicas. Sistemas integrados de gestão de pessoas e folha de pagamento permitem: 

• Cálculo automático de remunerações: Considerando diferentes regimes e gratificações. 

• Controle de frequência e ponto eletrônico: Facilitando o acompanhamento da jornada de trabalho. 

• Gestão de benefícios: Administração de auxílios, licenças e aposentadorias. 

Plataformas de workflow e gestão de processos 

A implementação de plataformas de workflow permite a automação de fluxos de trabalho, desde a abertura de processos até sua conclusão. Isso resulta em: 

• Redução de prazos: Processos mais rápidos e eficientes. 

• Padronização de procedimentos: Evitando erros e retrabalho. 

• Rastreabilidade: Histórico completo das ações realizadas. 

Soluções em nuvem e infraestrutura escalável 

A adoção de soluções em nuvem oferece flexibilidade e escalabilidade para os órgãos públicos, permitindo: 

Acesso remoto: Servidores podem trabalhar de qualquer lugar, aumentando a produtividade. 

• Redução de custos: Eliminação de gastos com infraestrutura física. 

• Segurança de dados: Armazenamento seguro e backups automáticos. 

Ferramentas de BI e análise de dados 

A utilização de Business Intelligence (BI) e análise de dados possibilita uma gestão mais estratégica, com base em informações precisas e atualizadas. Os benefícios incluem: 

• Identificação de gargalos: Detecção de áreas que necessitam de melhorias. 

• Avaliação de desempenho: Monitoramento de indicadores-chave. 

• Planejamento eficiente: Tomada de decisões baseada em dados concretos. 

Benefícios reais da adoção de ferramentas digitais 

A implementação de ferramentas digitais na administração pública brasileira tem gerado resultados concretos. Por exemplo, de acordo com o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, a digitalização de serviços públicos durante a pandemia resultou em uma economia anual de R$ 4,6 bilhões para o Estado e os cidadãos. Além disso, municípios que adotaram soluções digitais relataram: 

• Redução de custos operacionais: Menor gasto com papel, energia e espaço físico. 

• Melhoria na qualidade dos serviços: Atendimento mais rápido e eficiente ao cidadão. 

• Aumento da transparência: Facilitação do acesso às informações públicas. 

• Engajamento dos servidores: Maior satisfação e produtividade no trabalho. 

Considerações para uma adoção eficiente da tecnologia 

Para garantir o sucesso na implementação de ferramentas digitais, é fundamental que os órgãos públicos considerem: 

• Diagnóstico das necessidades: Identificação das áreas que mais necessitam de melhorias. 

• Escolha de soluções adequadas: Seleção de ferramentas que atendam às especificidades do órgão. 

• Capacitação dos servidores: Treinamento e suporte contínuo para o uso das novas tecnologias. 

• Parcerias estratégicas: Colaboração com empresas especializadas e outros órgãos públicos. 

Conheça o Ergon: solução completa para a gestão pública 

O Ergon é uma plataforma digital desenvolvida especialmente para atender às demandas da administração pública brasileira. Com uma abordagem integrada, o sistema oferece: 

• Gestão de pessoas e folha de pagamento: Suporte a diversos vínculos empregatícios e legislações específicas. 

• Automatização de workflows: Otimização de processos internos e redução de burocracias. 

• Infraestrutura escalável: Flexibilidade e segurança no armazenamento de dados. 

• Ferramentas de BI e análise de dados: Monitoramento de indicadores e apoio à tomada de decisões. 

Ao adotar o Ergon, os órgãos públicos podem alcançar uma gestão mais eficiente, transparente e centrada no cidadão. Para saber mais sobre como o Ergon pode transformar a administração do seu órgão, acesse nosso site.