Os gestores que compõem a administração pública, encontram vários desafios em seu cotidiano. Porém, a aplicação do Lean Government pode mudar este cenário, que vai desde cobranças por parte dos cidadãos que utilizam os serviços de suas instituições, até a necessidade de realizar uma gestão eficiente e transparente.
Quando se fala em setor público, muitas pessoas infelizmente o relacionam à ineficiência, burocracia e até mesmo ao sentimento de frustração. Porém, a boa notícia é que a tecnologia tem avançado cada vez mais, trazendo soluções para otimizar os processos internos, refletindo na qualidade e eficiência dos serviços ofertados pela organização aos cidadãos.
Um dos benefícios que a transformação digital traz ao setor público é justamente a oportunidade de melhorar os processos da rotina administrativa por meio de automatizações, como é o caso da automatização do cálculo da folha de pagamento dos servidores públicos.
A aplicação do método Lean Government vêm crescendo na administração pública de muitos países. Neste artigo, você vai entender o conceito deste modelo de gestão, seus benefícios, como implementá-lo em sua instituição e muito mais.
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Afinal, o que é Lean Government?
Em sua tradução para a língua portuguesa, o Lean Government significa “Governo Exuto”. Ou seja, este conceito é pautado no gerenciamento das organizações de forma mais simplificada e racional, evitando desperdícios e utilizando somente o que é necessário para a execução de um projeto ou processo.
Outros países já adotam o Lean Government, como é o caso da cidade de Melbourne, dos Ministérios no Reino Unido, Municípios da Holanda, Dubai e cidades dos EUA. A ideia é que as instituições governamentais mais enxutas, forneçam serviços baseados em maior qualidade, agilidade e transparência aos cidadãos.
A metodologia Lean agrega com a possibilidade de realizar melhorias na utilização dos recursos disponíveis para a instituição, além de gerar redução de custos e melhoria nos processos internos.
O Lean Government também contribui para o desenvolvimento da sociedade, já que possibilita que todos os segmentos da administração pública o adotem de maneira efetiva.
Realizar a otimização de recursos humanos, financeiros e materiais nas instituições, é prioridade para os gestores, para que, desta forma, alcance resultados mais expressivos em sua gestão.
Sendo assim, os governantes vêm buscando alternativas para melhorar os processos internos e atender as demandas dos cidadãos de forma mais eficiente e menos burocrática.
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Saiba como implementá-lo em sua instituição
O primeiro passo para realizar mudanças significativas consiste na mudança da cultura organizacional e na capacitação dos servidores e colaboradores frente à transformação digital.
É imprescindível que os servidores públicos tenham em mente a importância das evoluções visando às melhorias dos processos internos. “Como posso tornar as atividades mais simples de serem executadas?”, deve ser um dos pensamentos do colaborador.
Utilize o ciclo PDCA
Responsável por documentar os fluxos de cada processo, o ciclo PDCA possui quatro etapas:
1.Planejamento:
Nesta etapa, os objetivos do processo são apontados, assim como há a indicação dos principais responsáveis pela execução, além de conter onde os serviços serão realizados destacando os recursos que serão utilizados, mencionando os riscos e as oportunidades que estão envolvidas.
2. Execução:
Na fase de execução, é importante que haja a identificação de todas as etapas do processo, além da compreensão de como as atividades serão desenvolvidas e a verificação do que será entregue ao final de cada tarefa.
3. Verificação:
Aqui, a meta é a comparação da performance real do processo em relação ao que estava previsto. É uma forma de avaliar se a execução e os resultados podem ser aperfeiçoados.
4. Agir corretamente:
É a última fase e consiste na formulação de medidas que podem ser feitas para melhorar o processo após a constatação de erros na etapa de verificação.
Outra alternativa bastante útil para a administração pública é a implementação de indicadores de desempenho. Desta forma, há um parâmetro para avaliar se os serviços ofertados pela instituição estão adequados às necessidades dos cidadãos.
- Capacitar e treinar os servidores públicos
- Mudar a mentalidade, focando no cidadão
- Investir em tecnologia a fim de melhorar os processos
- Estimular a formação de líderes com visão de melhorias constantes
São algumas medidas que podem ser colocadas em prática pelos gestores para um gerenciamento mais Lean.
